Panduan Menggunakan Google Workspace untuk Bisnis Online

Apakah Anda sedang mencari solusi untuk memperlancar kolaborasi antar pekerja untuk bisnis Anda? Mungkin sebuah program online yang mencakup email, cloud storage, dan tools serta software lain yang dapat membantu project management Anda? Pernahkah Anda mendengar tentang Google Workspace?

Asal Google Workspace

Google Workspace adalah sebuah tools milik Google yang menggabungkan berbagai fitur untuk membantu menyelesaikan masalah-masalah produktivitas yang sering dihadapi oleh berbagai perusahaan dan organisasi. Di dalamnya, Google memiliki beberapa produk untuk email, pembuatan dokumen, presentasi, kalendar, drive, dan masih banyak lagi. Pada dasarnya Google Workspace adalah sebuah aplikasi yang menggabungkan tools project management dan komunikasi.

Google Workspace pertama kali diluncurkan pada tanggal 28 Agustus dengan nama Google Apps for Work. Mereka juga sempat menjadi Google Apps for Your Domain sebelum akhirnya dirilis ulang oleh Google dibawah nama Google Workspace. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, Google Workspace adalah sebuah tools, software, dan produk yang dibuat khusus oleh Google untuk mendukung produktivitas dan kolaborasi.

Produk Google Workspace

Google Workspace terdiri dari Gmail, Hangouts, Calendar, dan Google+ untuk komunikasi; Drive untuk storage; Docs, Sheets, Slides, Forms, dan Sites untuk kolaborasi; serta panel Admin dan Vault untuk mengatur dan mengelola users dan servisnya. Basic Plan Google Workspace terdiri dari alamat email dengan domain Anda sendiri, video dan voice calls, kalendar, memori 30GB, dokumen kolaboratif, spreadsheets, presentations, dan sites, kontrol penuh atas keamanan dan privacy.

Business Plan Google Workspace menambahkan Vault untuk eDiscovery dan memungkinkan banyak fitur khusus tambahan, termasuk kontrol admin lanjutan untuk Drive, penyimpanan tak terbatas (atau 1TB per pengguna jika kurang dari 5 pengguna) pada Drive, audit dan pelaporan untuk konten dan pembagian Drive, kebijakan retensi pesan, dan masih banyak lagi.

GMail

Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan produk Google Workspace yang satu ini. Gmail adalah salah satu program email yang paling populer dan dianggap terbaik untuk komunikasi perusahaan. Dengan Google Workspace, Anda akan mendapat semua fitur Gmail dengan domain Anda sendiri.

Anda bisa menambahkan logo perusahaan Anda sendiri di bagian kiri. Google bahkan bisa menyimpan log dari email team jika Anda membutuhkannya suatu hari atau menghapus akun tersebut jika device karyawan Anda hilang atau dicuri. Ini adalah salah satu keuntungan menggunakan Gmail dalam Google Workspace dibanding dengan akun Gmail pribadi.

Google Kontak

Google juga mendesain ulang Google Contacts mereka. Kemungkinan besar memang mungkin Anda jarang menggunakannya sebagai gantinya, Anda akan menambahkan kontak dan melengkapinya secara otomatis di email baru langsung dari Gmail. Buka email, dan Google Contacts sudah ada, menunjukkan rincian dan info terkait di sidebar.

Google Kalender

Google Calendar tentunya akan membantu Anda mengatur jadwal kerja Anda. Anda bisa merencanakan meeting sesuai dengan jadwal semua orang yang terlibat. Anda juga bisa mengatur reminder agar Anda tidak kelewatan jadwal Anda satupun. Google Calendar juga memiliki fitur Google Tasks yang bisa Anda gunakan sebagai to-do lists dan membantu mengatur daftar pekerjaan Anda.

Google Docs

Google Docs, adalah salah satu fitur original Google Workspace. Google Docs adalah word processor yang baik. Aplikasi ini bisa membuka file Word dan memiliki fitur kolaborasi yang bisa mempermudah pekerjaan editorial perusahaan Anda.

Bagaimana Panduan Menggunakan Google Workspace untuk Bisnis Online?

 

Google Sheets

Sama dengan Google Docs, Google Sheets adalah aplikasi yang digunakan untuk mengolah data. Anda juga bisa berkolaborasi dan bekerja dalam satu sheet yang sama dengan member tim Anda lainnya. Dengan 351 fungsi dan berbagai add-ons yang sebenarnya sudah termasuk di dalam Microsoft Excel, Anda sudah tidak perlu khawatir lagi untuk menggunakan Google Sheets.

Google Slide

Jika Anda membutuhkan aplikasi untuk presentasi, Google Slides adalah salah satu cara simpel untuk membuat presentasi tentang berbagai topik. Mungkin Google Slides memang tidak semenarik Keynote atau Powerpoint tetapi Google Slides sangat mudah digunakan dan Anda bisa mengaksesnya dimana saja asal Anda memiliki akses ke browser.

Google Formulir

Anda dapat menambahkan data ke spreadsheet Google Spreadsheet secara manual, namun Anda juga dapat meminta orang lain untuk melakukannya untuk Anda dengan menggunakan Google Forms. Aplikasi ini menggunakan fitur forumulir drag-and-drop untuk mengumpulkan data yang Anda butuhkan. Saat jawaban baru masuk, mereka akan ditambahkan ke spreadsheet Anda secara otomatis, siap untuk dianalisis nanti.

Google Keep

Perlu cara cepat untuk menyimpan informasi atau gambar yang Anda temukan secara online, mencatat daftar tugas yang cepat, dan melakukan brainstorming gagasan proyek berikutnya dengan post-it virtual? Google Keep adalah aplikasi catatan yang sempurna untuk itu. Salah satu tambahan baru di Google Workspace, Keep adalah alat yang hebat untuk menulis catatan singkat tentang apa pun yang perlu Anda ingat.

Google Drive

Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan Google Drive. Anda bisa menyimpan semua dokumen dan data-data untuk tim Anda di satu tempat yang sama. Dengan Google Workspace, Anda mendapatkan 30GB storage per orang. Anda juga bisa mendapat unlimited storage di Google. Google Drive memudahkan Anda untuk menyimpan dan membagikan file Anda kepada tim member Anda yang lain.

Google Sites

Google Sites adalah aplikasi Google yang dapat Anda gunakan untuk membuat website pribadi maupun untuk bisnis Anda, untuk keperluan personal maupun corporate. Anda bisa menambahkan text, foto, dan video dengan mudah ke halaman Anda. Anda juga bisa langsung mengembed Google files yang ada untuk menampilkan pekerjaan Anda dengan cepat dan mudah.

Google Hangout

Gmail memang merupakan platform komunikasi yang cukup efektif. Tapi terkadang Anda membutuhkan informasi secepatnya dari member tim Anda. Google Hangouts membantu Anda untuk melakukan komunikasi yang lebih efisien melalui voice call atau video call. Anda bisa melakukannya dengan seluruh anggota tim Anda. Selain itu, Google Hangouts juga memilki fitur Hangouts Chat, jika Anda tidak ingin melakukan voice atau video call.

Admin Google Workspace

Untuk mengatur semuanya, Anda akan mendapat akses ke Admin Google Workspace,sebuah panel kontrol untuk aplikasi Google perusahaan Anda. Di situlah Anda akan menyiapkan akun Anda, menambahkan pengguna baru, dan menjaga agar akun bisnis Anda tetap aman.

Di sini juga Anda dapat mematikan aplikasi yang tidak dibutuhkan perusahaan Anda, melacak bagaimana Google Workspace digunakan oleh tim Anda, dan mengelola perangkat dan pengguna bila diperlukan. Ini adalah satu alat yang Anda butuhkan untuk mengelola email perusahaan dan aplikasi Google Workspace lainnya. Itu saja panduan menggunakan Google Workspace untuk bisnis online.

Baca Juga: Pengertian dan Manfaat Menggunakan Google Workspace

Silahkan isi komentar dibawah ini atau hubungi kami. Terimakasih.